パソコンで作業をしていて、作業ファイルのプリントプレビューをすることをされることをお勧めします。パソコン作業に慣れていない方に多いのですが、作業ファイルのプレビュー（プリント時の状況確認）をしないで相手に対して、データファイルを送信している方が多々います。Ｗｉｎｄｏｗｓの「Ｏｆｆｆｉｃｅソフト（Ｏｆｆｉｃｅ２０１３）」であれば、「ファイルタブ」から、「印刷」をクリックすれば事前にプリント時のプレビューが表示されます。またフリーソフトで「ＰＤＦ変換ソフト」が提供されているので、プリンターで印刷するときの要領で「ＰＤＦ変換ソフト」を選択すれば、ＰＤＦファイルが作成されます。

今はデジタルデータでのやり取りが主流となっています。この時に取引先の相手への好印象を与える為にも、事前に「プリントプレビュー」をして、プリントアウト時の状況確認をされたほうが良いです。仮にプリントアウト範囲が不適正な場合、データ受取した側はその手直しをする手間が発生して、無駄な作業時間の損害を与えてしまいます。また出来れば、「作成ファイル」と「ＰＤＦファイル」の双方をメールに添付しておけば、印刷確認する手間を相手に与えないで済みます。

「作成ファイル」を添付するのは、ファイル内容の訂正用の為です。たかだか印刷と思われるかもしれませんが、プリントアウトをした際に、確認していれば１枚で終わるものが複数毎になってしまった時には、相手方の紙の無駄遣いになってしまいます。取引先のコストを考えれば、当たり前の心遣いです。その小さな心遣いが、きっと良いビジネスにつながります。